En días de pandemia y cuarentena sugerida, la idea es no detener del todo la actividad. Quienes pueden desempeñar sus tareas, o parte de ellas, desde casa, están metidos de lleno en lo que se llama teletrabajo, home office, trabajo a distancia, entre otros sinónimos. Para algunos resulta antinatural o complicado de implementar de un día para otro, sobre todo si, como ahora, hay niños sin escuela en la vuelta.
En mi caso, por cuestiones profesionales, he trabajado durante el último tiempo bajo este sistema. Al principio me resultó un poco complicado, pero luego de leer a otros teletrabajadores y en base al ensayo y error, creo que puedo recomendarles algunas sugerencias para que esta situación no sea tan rara y, sobre todo, siga siendo productiva.
Vestirse de trabajo
Una de las primeras cosas que se tiende a pensar es “ahora que estoy en casa puedo trabajar de pijama y pantuflas”. Si bien no es falso, tampoco es recomendable. Mantener cierta incomodidad dificulta que uno se distraiga y termine encarando otras cosas en paralelo al trabajo (la multitarea o multitasking).
Determinar un lugar de trabajo específico
Esto, aunque parezca un poco raro, es fundamental. Mentalmente ayuda a mantener la idea de ir a la oficina. Es importante que ese lugar que se destine para utilizar como oficina no sirva para realizar otras tareas. Por ejemplo, no caer en la tentación de almorzar en ese lugar definido para trabajar. Donde se trabaja, se trabaja y nada más.
Ser claro con el entorno
Este consejo lo tomé de compañeros que viven con sus familias e hijos y les resultaba complicado determinar que en ciertos momentos no querían ser molestados. Es común que la pareja o los hijos, al ver que sus concubinos o padres están en casa, intenten consultar o comentar con ellos cuestiones de la vida cotidiana. Hay que ser claros en este sentido entre todos los integrantes del hogar y decir que cuando alguien está trabajando no puede ser interrumpido. Para reforzar esto se puede usar algún tipo de señal externa, como ponerse auriculares. Aunque uno no esté escuchando música, para el exterior puede significar que está concentrado en una tarea.
Generar microdescansos
Si uno puede lograr la concentración necesaria para trabajar a partir de los consejos anteriores, y a pesar de ello, suele ser útil generar instancias de despeje. En caso contrario, las jornadas terminan siendo agotadoras. Los descansos pueden ser determinados a partir del inicio y fin de una tarea o por tiempo. Una metodología muy extendida es la técnica pomodoro, que determina una división en el horario de trabajo en bloques de 25 minutos de actividad y cinco de descanso, con un corte más largo cada cuatro bloques o pomodoros.
Ser estricto con los horarios
Esta es una de las cosas más complicadas. Los primeros días, al menos en mi caso, fueron difíciles porque terminaba las jornadas bastante más tarde que lo que acostumbraba cuando estaba en horario de oficina. Esto estaba relacionado con los objetivos que me trazaba al comienzo del día y debía cumplir al finalizar. Siguiendo algunos de los consejos anteriores, traté de determinar bloques grandes de trabajo y espacio para almorzar, por ejemplo. Es decir, exactamente igual que si uno estuviera en un ambiente de oficina, pero sin los compañeros de trabajo alrededor.
Estos son sólo consejos y experiencias que he tenido a lo largo de este tiempo. Como todo, es perfectible y depende en buena medida del trabajo de cada uno si estos consejos son adaptables o, incluso, si hay mejores implementaciones. Lo que puedo decir es que es posible trabajar desde sus casas. ¡A no desesperar!
Herramientas informáticas para trabajar a distancia
Como, a pesar de todo, para algunos de nosotros el show debe continuar, ya sea porque brindamos servicios esenciales, porque es nuestra única fuente de ingresos o simplemente por amor al arte, a veces es necesario seguir trabajando. Si nuestro trabajo tiene componentes digitales, no poder ir a nuestro lugar de trabajo en tiempos en los que necesitamos minimizar los contagios de Covid-19 no debería ser un impedimento para continuar con nuestras actividades. Aquí van algunas herramientas informáticas para hacer la vida remota y el trabajo un poco más fácil.
Algunas opciones son más avanzadas que otras; sin embargo, todas requieren algo muy importante: conectividad a internet desde y hacia nuestra casa y desde y hacia nuestro puesto de trabajo.
Conectividad con nuestros puestos de trabajo
Tenemos varias opciones, desde controlar remotamente por internet nuestro equipo hasta unir nuestra computadora a la red de la empresa en la que trabajamos y hacer de cuenta que estamos ahí. Empezamos mencionando tal vez la opción más avanzada.
VPN (Virtual Private Network o Red Privada Virtual)
Como lo especifica el nombre, una red privada virtual es una conexión cifrada (segura) entre la computadora, en este caso de tu hogar, y los servidores de tu empresa. Al estar conectado de esta forma, desde la computadora de tu casa podrás acceder a los mismos servicios y páginas web que accedés en el trabajo, así como a las carpetas compartidas, servidores de archivos, bases de datos y demás.
Normalmente se recomienda utilizar un servidor dedicado a proveer este servicio de VPN o un equipo dedicado a esta tarea, que permitirá a los usuarios conectarse desde internet a la red interna de la empresa. Usualmente se crean credenciales, en forma de archivos que se instalan en el PC remoto de los usuarios, para evitar que entren usuarios que no cuenten con esas credenciales.
Existen varias alternativas, como se mencionaba antes: se puede comprar equipos que cumplen esta función (por ejemplo, los de la línea de FortiGate) o se puede usar opciones de software instalados en un servidor (por ejemplo, OpenVPN). Normalmente estos requieren la instalación de un software en el equipo remoto para hacer la conexión segura con la red de la empresa.
No vamos a ahondar en detalles técnicos, pero vale la pena mencionar que en Uruguay hay empresas que se dedican a la prestación de servicios de instalación de estas redes privadas virtuales.
Escritorio remoto de Chrome
Google Chrome cuenta con una funcionalidad muy útil, que permite que desde tu celular o equipo puedas controlar otro equipo con este navegador, siempre y cuando hayas ingresado con la misma cuenta en ambos. Esto puede resultarnos útil si queremos acceder a cosas en nuestro puesto de trabajo sin la necesidad de estar ahí. Para ello es necesario instalar una aplicación que provee Google, compatible con Windows, Linux y Mac.
Luego de instalado el servidor en el equipo, siempre y cuando la computadora en nuestro puesto de trabajo se mantenga encendida, podemos acceder remotamente a ella mediante un PIN. Por lo que he probado, no es posible pasar archivos entre los dos equipos fácilmente, pero se puede usar Google Drive (ver más adelante).
Más en: https://remotedesktop.google.com/
TeamViewer
Esta opción es bastante conocida entre los técnicos de PC y aquellos que alguna vez hayan recibido soporte remoto. Originalmente un software de acceso y asistencia remota, ahora también puede ser utilizado para acceder a un escritorio remoto y trabajar como si estuvieses en la computadora de tu empresa, de la misma forma que con Chrome Remote Desktop. Con esta aplicación es mucho más sencillo pasar archivos de un equipo a otro, tarea que puede hacerse simplemente arrastrando desde y hacia la ventana de la aplicación.
Habiendo instalado la aplicación en ambos equipos, es posible entrar siempre que sea necesario, siempre y cuando los equipos se mantengan encendidos.
Estas dos aplicaciones pueden ser utilizadas para solicitar asistencia remota a nuestros técnicos. También para mostrar nuestra pantalla a otros compañeros o pedir ayuda de cualquier tipo.
Más en: https://www.teamviewer.com/
Muy importante: Jamás otorgues acceso a tu equipo a una persona que no conozcas o con la que no tengas confianza, bajo ninguna circunstancia. Existen personas malintencionadas que, con el fin de robar información o conseguir algún rédito ilícito, pueden entrar a tu equipo y dejarlo inaccesible o extraer archivos importantes.
Google como suite ofimática en la nube
Probablemente todos conocemos el uso de las suites ofimáticas más conocidas: Microsoft Office, LibreOffice u OpenOffice son las más utilizadas en la actualidad.
Aunque últimamente más personas comienzan a utilizar los documentos de Google gracias a la portabilidad, el uso entre diferentes equipos y la no necesidad de instalar una aplicación de procesamiento de texto, hojas de cálculo o presentaciones. La ventaja que nos dan estas aplicaciones es la creación de documentos directamente en la nube, y la facilidad de compartirlos con quien necesitemos. Es posible incluso crear carpetas compartidas donde podemos depositar todos los archivos de nuestro grupo de trabajo, o utilizarlo como medio rápido para transferir archivos entre el Google Remote Desktop y el PC de tu casa. Desde Google Drive, podemos crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones.
Más en: https://drive.google.com/
Organización de equipos de trabajo y comunicación
Además de trabajar y acceder a nuestras cosas, necesitamos estar comunicados y organizados, a veces de una forma más rápida y menos entreverada que el correo electrónico. Para ello vamos a presentar algunas opciones gratuitas.
Grupo de WhatsApp
A veces simple y sencillo es suficiente. Los tan famosos grupos de Whatsapp pueden ser una buena idea para grupos pequeños donde no se maneja demasiada información ni archivos. Cuenta con facilidad para compartir audio, imágenes, videos y archivos PDF, así como, por supuesto, texto. También cuenta con una opción de búsqueda bastante fiable. También es posible agregar descripciones con reglas y links a sitios externos, entre otras cosas. Cuentan con la desventaja de que se ven popularmente desvirtuados, así que puede ser necesario agregar reglas al momento de utilizarlos, o crear grupos secundarios para hablar de otros asuntos extralaborales.
Slack
Slack es una aplicación de chat orientada a grupos de trabajo y empresas. Para utilizarlo, la empresa debe crear un grupo e invitar a sus usuarios a formar parte de él.
En estos grupos se puede crear diversos canales para tratar distintos temas, crear canales restringidos para que sólo algunos usuarios puedan acceder a ellos, compartir archivos de todo tipo muy fácilmente arrastrándolos hacia la ventana de texto, utilizar funciones de búsqueda entre todos los canales, hacer llamadas o incluso videollamadas entre uno o varios miembros del equipo, establecer estados personalizados y utilizar mensajes directos entre usuarios.
Cuenta también con un sistema de hilos (similar a un foro) en el que se puede responder directamente a cualquier mensaje en un chat y no perder el hilo de ese tema, y es posible también mencionar personas o grupos de personas específicos en el canal para dirigir mensajes a ellos.
Slack tiene una desventaja: el plan gratuito sólo permite que se guarde un máximo de 10.000 mensajes en el servidor, y es necesario pagar 8 dólares por mes y por usuario para utilizar la versión premium del servidor. Los servicios premium cuentan con muy buenas prestaciones, como una enorme cantidad de espacio de almacenamiento para los usuarios, garantía de disponibilidad de 99,99%, y opciones de seguridad que no ofrecen otras aplicaciones, así como videollamadas entre varias personas.
Cuenta con aplicaciones Windows, Linux, iOS, Android, y también funciona sobre navegadores.
Más en: https://slack.com
Discord
Originalmente una aplicación de comunicación para gamers y un público más joven, actualmente está siendo usada por equipos de trabajo, por su facilidad de uso y las variadas opciones que incluye.
Al igual que con Slack, puedes crear tu propio servidor de forma muy sencilla e invitar a usuarios con diferentes roles, cuenta con canales de chat, permisos basados en roles o en usuarios específicos, mensajes directos y demás, y cuenta también con canales de voz para hacer conferencias o conversaciones entre varios usuarios, llamadas y llamadas de voz entre varios usuarios, opción para compartir escritorio con uno o más usuarios, y opción para compartir archivos y links de forma sencilla. También es posible hacer búsquedas.
La ventaja respecto de Slack es que no tiene esa limitación de 10.000 caracteres, por lo que se puede tener cualquier cantidad de mensajes y archivos almacenados, de forma completamente gratuita.
Sin embargo, existen desventajas. Como no fue creado con la finalidad de ser un servicio que almacene datos críticos, no puede garantizar 100% de disponibilidad. Muy raras veces el servicio no ha estado disponible, pero ha ocurrido, una posibilidad que puede ser crítica a la hora de buscar algo importante, por lo que si se opta por algo esta opción es necesario contar con un plan B.
Cuenta con aplicaciones de escritorio Windows, Linux, Android, iOS, y también funciona en navegadores web.
Más en: https://discordapp.com/
A título personal
Creo que es muy importante no confiar plenamente en que estos servicios van a mantener nuestra información más crítica, por lo que jamás debemos mantener información importante exclusivamente en ninguno de ellos. Siempre es importante tener un respaldo en un sitio seguro de toda nuestra información.
Otras herramientas
Google Meet
Es un servicio muy sencillo para hacer videollamadas entre dos o más personas. Simplemente se crea un código y las personas que lo requieran pueden entrar por medio de un link en el navegador en una sala donde los usuarios pueden hacer conferencias.
Para utilizarlo es necesario que la empresa haya contratado una G Suite, una versión para empresas para tener todos los servicios integrados y mejorados (Drive, Gmail, Documentos, Grupos, el anteriormente mencionado Meet, etcétera).
Más en: https://meet.google.com/
Trello
Algunos habrán escuchado hablar de los kanban boards (de la palabra japonesa kanban 看板, que significa letrero o valla publicitaria). Los kanban boards son herramientas gráficas de planificación, utilizadas sobre todo para la organización de proyectos informáticos, pero pueden ser utilizados para cualquier tipo de tareas de grupo.
La idea de un kanban board es apilar las tareas, representadas en forma de tarjetas con ideas concisas, dentro de columnas que representan las diferentes fases de esta tarea (ejemplo: “para hacer”, “en progreso”, “hecho”).
Trello nos ofrece un tablero virtual donde un equipo puede crear varias columnas, tarjetas, asignar las tarjetas a los usuarios e incluso dejar comentarios sobre ellas. Ideal para aquellos equipos que tienen muchas tareas y desean utilizar un método muy sencillo de visualizarlas.
Trello cuenta con la ventaja de que está en la nube, por lo que es accesible desde cualquier navegador con internet. También cuenta con aplicación de Android e iOS.
Más en: https://trello.com/