Auditoría advierte “gestión ineficiente” y falta de controles para llegar a tiempo con distribución de útiles, libros y equipamiento en escuelas públicas

El proceso de distribución de infraestructura material educativo gestionado por la Dirección General de Educación Inicial y Primaria (DGEIP) “presenta debilidades significativas que inciden en el acceso en tiempo y forma” a dichos insumos. El resultado es “una gestión ineficiente para satisfacer las necesidades de materiales, mobiliario y equipamiento de las escuelas de todo el país”. Así lo advierte un informe realizado por la Auditoría Interna de la Nación al que accedió la diaria, que analizó el período que va de enero de 2021 a setiembre de 2022, más allá de que para algunos procedimientos estudiados “se consideró un período más extenso”.

La auditoría estudió seis procesos a cargo de la DGEIP y concluye que “la distribución de útiles escolares, mobiliario y equipamiento se realiza en forma centralizada desde Montevideo a todo el país, con personal y flota insuficiente para cubrir la demanda al comienzo de año lectivo”. En suma, plantea que los controles que hace la DGEIP sobre dichos procesos de distribución, ya sean gestionados en forma directa o tercerizada, presentan “debilidades significativas que inciden en el acceso en tiempo y forma de los alumnos a los materiales educativos”. Además, estos “tienen como resultado una gestión ineficiente para satisfacer las necesidades de materiales, mobiliario y equipamiento de las escuelas de todo el país”.

Los procesos analizados fueron la distribución de kits de útiles escolares, de mobiliario y equipamiento, de libros escolares, de tecnologías de la información, y el funcionamiento del sistema informático de la DGEIP y los controles internos del organismo para estos procesos. Ante todas las debilidades constatadas, que fueron evaluadas con un estado crítico de “alto” a “extremo”, la auditoría recomienda hacer una revisión integral de los mecanismos de distribución de los distintos bienes y en particular considerar el contexto actual del organismo y sus recursos.

Según la terminología de la Auditoría Interna de la Nación, el nivel de “riesgo extremo” supone que “el efecto de las debilidades detectadas es muy significativo” para el cumplimiento de los objetivos del proceso o programa. Mientras tanto, el nivel de “riesgo alto” implica que el efecto de las debilidades detectadas expone al organismo “a un importante nivel de riesgo”. En ambos casos, se espera que “a la brevedad” la administración adopte “acciones para mitigar los riesgos identificados”.

A destiempo

Sobre el proceso de reparto de kits de útiles escolares en las escuelas, el informe aclara que se distribuyen según un protocolo elaborado en 2019, que determina las cantidades que deben ser entregadas por niño, clase y escuela, “en función de la matrícula escolar y el contexto socioeconómico de la escuela”, a partir de la categorización en quintiles. El Departamento de Logística de la DGEIP es el encargado de entregar estos materiales a las distintas inspecciones departamentales, que deben distribuirlos en las escuelas de su jurisdicción. “Para los departamentos de Montevideo, San José, Lavalleja y Canelones Este, la entrega la efectúa directamente el Departamento de Logística en cada escuela. Una vez recibidos los materiales, las Inspecciones Departamentales deben realizar la distribución en un plazo no mayor a 20 días hábiles”, se aclara.

La auditoría, que califica este proceso con un estado crítico “extremo”, señala que en muchos casos se termina dando una distribución tardía: la distribución de materiales comienza en febrero, y en 2022 la entrega terminó en julio, cuatro meses después del inicio del año lectivo. Según se concluye, eso se debe a varios factores, como que la DGEIP no cuenta “con recursos logísticos suficientes” –como vehículos y personal– para hacer la entrega directa en las escuelas e inspecciones departamentales antes de que comiencen las clases o en un período de tiempo acotado cuando estas ya comenzaron.

En particular, se visualiza una dificultad para la distribución de los materiales al final del año lectivo, ya que las escuelas permanecen cerradas, pero, de todas formas, se observa que si fuera viable entregarlos antes de que terminen las clases los centros corren “riesgo de vandalismo” durante el verano. En suma, la auditoría marca que también se generan dificultades por “entregas parciales” del material educativo, ya que la distribución de la totalidad del material “se concretó en dos y hasta en tres entregas a las escuelas e Inspecciones Departamentales”, que no contaban con todo el material al inicio del período de distribución.

Por su parte, el informe señala que las inspecciones departamentales de Primaria no cuentan con recursos suficientes para realizar el reparto de útiles. Se apunta que la forma de distribución varía en cada caso, justamente en función de los medios con que cuentan los centros educativos. “Las escuelas urbanas retiran los materiales de la Inspección con apoyo de terceros (padres, comisión fomento, Intendencias Municipales, vehículos particulares de maestros, entre otros), delegando responsabilidades en terceros ajenos al organismo. A su vez, se utilizan los vehículos de las Inspecciones para realizar la distribución en oportunidad de las giras que realizan los inspectores a las escuelas rurales”, marca la auditoría, y agrega que la ausencia de recursos para ese fin hace que no se pueda asegurar la entrega de materiales a tiempo y que se generen “situaciones de inequidad entre escuelas rurales y urbanas”.

Materiales de lectura

El otro proceso evaluado con un riesgo extremo fue la entrega de libros de estudio de matemática y lectura y escritura. Dichos textos se reparten por intermedio de empresas tercerizadas y dicho proceso incluye su almacenamiento y el armado de paquetes; en 2021, la DGEIP gastó 7.544.520 pesos por esa tarea. El reparto difiere en las escuelas urbanas, a las que la empresa contratada entrega directamente, y en las rurales. En este último caso, la empresa entrega los paquetes a cada inspección departamental, que luego distribuye entre los centros educativos o queda a disposición para que los libros sean retirados directamente.

En este caso, en 2022 la auditoría detectó “demoras significativas” en la entrega de los libros. Se detalla que en marzo, mes de inicio de las clases, los textos únicamente se recibieron en las escuelas de Montevideo, que representan cerca de 30% de la matrícula escolar a nivel nacional. Para abril los habían recibido las escuelas urbanas de seis departamentos del interior, en mayo lo hicieron las de otros cinco departamentos y en junio llegaron a los siete departamentos restantes. De todas formas, se constató que las mayores demoras ocurrieron en las escuelas rurales, ya que las inspecciones departamentales recién llegaron a recibir los textos en julio y en octubre culminaron con el proceso de entrega a las escuelas.

Entre algunos factores que explican esta demora se detalla que la DGEIP hace un envío tardío de la matrícula escolar a la empresa encargada de la distribución para que comience con el armado de los paquetes: “La matrícula de las escuelas urbanas fue enviada el 24 de febrero, y el 16 de junio la de escuelas rurales”, se apunta. Otro problema es la ausencia de un referente en Primaria para el seguimiento y la entrega en tiempo y forma, lo que hace que las inspecciones departamentales no sepan a quién dirigirse para hacer el reclamo. En suma, la DGEIP tampoco contaba con información de las fechas previstas para realizar la entrega, además de la “inexistencia de pautas contractuales adecuadas del servicio de distribución”. “No se tuvo evidencia de la existencia de un vínculo contractual con la empresa tercerizada que establezca las obligaciones de ambas partes y las sanciones ante eventuales incumplimientos. La empresa tercerizada envió una propuesta comercial y fue aceptada por DGEIP vía mail, sin establecer un cronograma de entrega de los libros”, se agrega.

Más allá de esta situación constatada el año pasado, la auditoría deja constancia de que en junio de 2022 se designó verbalmente a un responsable para acordar las pautas y lineamientos en la entrega de libros para 2023 y este ya se reunió con la empresa.

Otras entregas

El informe plantea que tampoco “se da respuesta en forma eficiente y oportuna a las necesidades de mobiliario y equipamiento de las escuelas de todo el país” y evalúa ese proceso con un riesgo alto. “La distribución de estos bienes se realiza de forma tardía, constatándose que, de las entregas efectuadas a las escuelas en el primer semestre de 2022, las solicitudes correspondientes tenían una antigüedad promedio de un año y en algunos casos hasta dos años de antigüedad”, se explica. Entre los principales problemas se detectó la insuficiencia de vehículos del Departamento de Logística de la DGEIP, encargado de la distribución, la falta de coordinación entre dicha dependencia y las inspecciones departamentales, y que el departamento no cuenta con información sobre el inventario de las escuelas.

También se señala un nivel alto de criticidad sobre el proceso de entrega a las escuelas de equipamiento informático –computadoras, monitores, impresoras, fotocopiadoras– y consumibles para impresoras. Si bien no se constatan demoras en la entrega, se detalla una serie de problemas de control, como debilidades edilicias y de seguridad en el depósito, y la falta de controles de inventarios en dicho depósito, que no se realizan desde hace dos años.

Precisamente, se apreciaron defectos en los mecanismos de control interno de la DGEIP y en particular se advierte que no hay lineamientos para la coordinación y el seguimiento de estos procesos, para que las escuelas cuenten con los materiales e insumos en tiempo y forma. En general, se observa que la asignación de personal en las áreas involucradas no es adecuada y que “se emiten remitos con un detalle y cantidad de artículos que difieren con lo entregado”. Por lo tanto, se “evidencia una ausencia de control” sobre “las cantidades de bienes a ser distribuidos, tanto de útiles como de mobiliario”. Por ejemplo, se menciona que en entregas parciales en una misma escuela en el remito se anotaron tres fechas de entrega con una diferencia de cuatro días. En suma, se encontró que a un mismo centro educativo se le entregaron dos artículos en una cantidad seis veces mayor que la que debía recibir por protocolo: “Se establece 25 frascos de cola vinílica y 25 paquetes de papel dibujo por escuela y se entregó 150 frascos y 160 paquetes”.

De utilidad

En diálogo con la diaria, la directora general de Primaria, Graciela Fabeyro, señaló que la respuesta a la auditoría está siendo procesada a la interna de la Administración Nacional de Educación Pública (ANEP). En una primera instancia, el organismo tuvo diez días para presentar descargos y ahora corre otro plazo para responder si aceptan el informe. Si bien la DGEIP tiene autonomía para hacerlo por su cuenta, la jerarca explicó que prefieren hacerlo en consulta con el Consejo Directivo Central (Codicen) de la ANEP.

Como el proceso todavía está abierto, Fabeyro se limitó a decir que la auditoría “vino bien” para atender un “punto frágil” de la organización, ya que comparten en el diagnóstico de varias de las debilidades señaladas. La jerarca explicó que “no es sencillo” repartir materiales en las 2.300 escuelas a cargo de la DGEIP, teniendo en cuenta que tienen presencia en todo el territorio y hay más de 1.000 que funcionan en el medio rural, pero la estructura de gestión “por ahora” está centralizada.

Según señaló, por eso hace un par de años el Codicen definió “regionalizar al país” y creó tres regiones. Al respecto, explicó que esto se hizo “apostando a empezar a trabajar regionalmente varios puntos, entre ellos los de logística”, entre los que están la recepción y distribución de materiales, útiles y mobiliario, entre otros aspectos. “Son muchos los rubros que Primaria adquiere y distribuye”, finalizó.

Precisamente, la auditoría recomienda a la DGEIP “realizar una revisión integral del proceso de distribución de los distintos bienes, evaluando las distintas alternativas de distribución en consideración del contexto actual del organismo y sus recursos”.